Ein sortierter Archivtransport sowie ein effizienter Büroumzug in einem recht kurzen Zeitfenster: Das waren die Herausforderungen an den DMS-Betrieb Aschendorf aus Neuss, um das städtische Archiv und vier Behörden im neu gebauten Rathaus der Stadt Korschenbroich zusammen zu führen.
Seit dem 30. September 2013 ist das Rathaus pünktlich wieder für die Bürger geöffnet. Ein Erfolg auch für die Deutsche Möbelspedition.
Man kann sich vorstellen, welche Mengen an Akten und Dokumente eine Stadtverwaltung über die Zeit ansammelt. Korschenbroich, zum Kreis Neuss gehörend und unweit von Düsseldorf gelegen, beheimatet rund 32.000 Bürger. Verwaltungsakten werden geführt und wichtige Dokumente für jeden einzelnen Bürger abgelegt: von der Geburtsurkunde bis hin zu Infos über Versorgungsansprüche. Das Ganze über Jahrzehnte.
Vor dem Archivtransport führte Korschenbroich drei Archive an verschiedenen Standorten. Unser Umzugsunternehmen Aschendorf wurde mit der Aufgabe betreut, diese im Neubau zusammen zu führen.
Innerhalb von fünf Projekttagen räumten die 15 eingesetzten DMS-Mitarbeiter alle alten Räume aus – und hinterließen nach dem Transport ein voll sortiertes Archiv, das zur sofortigen Benutzung durch die städtischen Mitarbeiter bereit steht. »Jeder Mitarbeiter der Stadt findet nach dem Archivumzug sofort, was er sucht« erklärt Alexander Aschendorf, der das Projekt persönlich leitete. » Präzise Planung und ein genaues Orientierungssystem der Schlüssel zum Erfolg.« Schließlich galt es, die verteilten Akten und Dokumente chronologisch sortiert im neuen Archiv einzuräumen.
7.500 Archivkartons der Stadt wurden verlagert, zudem 800 Akten- und 400 Zeitungskartons. Um die Einbringung im Neubau zeitlich effizienter zu gestalten, baute das Umzugsunternehmen der DMS Rampenanlagen passgenau ins Treppenhaus ein. So konnten die Mitarbeiter das Material sicher in die neuen Räume im Keller bringen.
Die Baustelle des neuen Rathauses befand sich Ende September in den letzten Zügen. In nur wenigen Tagen sollte das Gebäude für die Bürger geöffnet werden. Da wurde für die Phase des Büroumzugs ein recht knappes Zeitfenster bereitgestellt, um etwa 50 Arbeitsplätze der vier Behörden zu transportieren.
Mit dem Einsatz effizienter Transporttechnik konnte der Zeitplan jedoch eingehalten werden. Mittels Außenaufzügen wurden die teils engen, alten Immobilien ausgeräumt.
Das Kran-Container-System an der Entladestelle garantierte eine zügige Einbringung von Umzugskartons, Möbeln, EDV-Geräten und sonstiger Büroausstattung in die neuen Büroräume der Behörden. Der Laderaum der LKW wird mittels Kran quasi direkt in die Quell- oder Zieletagen gehoben – das Umladen auf verschiedene Transportmittel entfällt. In zweieinhalb Tagen konnte der Büroumzug bis zum Ende durchgeführt werden. 28 LKW-Ladungen – rund 520 Kubikmeter Umzugsgut, inklusive 2.000 Umzugskartons – wurden von täglich 25 Mitarbeitern verladen, ausgeräumt und in die Büros sortiert.
»Am Montagmorgen werden die 50 Mitarbeiter die Schlüssel für ihre 36 Büros ausgehändigt bekommen und ihren ersten Arbeitstag beginnen«, erklärte der städtische Amtsleiter der Zentralen Dienste, der die Bauarbeiten und den Umzug betreute. Nachdem die städtischen Mitarbeiter ihre Büros eingerichtet hatten, konnte das neue Rathaus pünktlich am 30. September die Pforten öffnen. Alles wie geplant: mit neu sortiertem Archiv und »frischen« Büroräumen.
Die Aschendorf Möbelspedition und Lagerhaus GmbH ist ein inhabergeführter Mittelständler aus Neuss, in der Nähe von Düsseldorf und Köln. Zum Angebot gehören Full-Service-Dienstleistungen in den Bereichen Transport, Büroumzug, Privatumzug und Betriebsverlagerung. Zudem besitzt das Unternehmen ein modernes Containerlager mit automatischem Kransystem.
Internet: www.aschendorf.com
Die Stadt Korschenbroich beheimatet rund 32.000 Einwohner und gehört zum Rhein-Kreis Neuss, umgeben von Düsseldorf, Mönchengladbach und Krefeld. Das neue Rathaus in der Don-Bosco-Straße ist seit dem 30. September für die Bürger zugänglich.
Internet: www.korschenbroich.de
