Für das in Bonn ansässige Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) setzte WIESEL den Austausch der Möbel für 600 Arbeitsplätze sowie den hausinternen Umzug von 400 Mitarbeiterplätzen um. Ebenso übernahm der Bonner Logistiker auch das Umzugsmanagement des Projekts.
Entsprechend dem Konzept erfolgten die Möbeleinbringungen und die Teilumzüge in sechs separaten Schritten im Zeitraum zwischen September und November 2011. Durch die Tätigkeit an mehreren Wochenenden, von Freitagabend bis Sonntag, war die Arbeit der Beamten kaum beeinträchtigt.
Das Ziel des BMBF: eine umfassende Neustrukturierung der Abteilungen und eine Modernisierung der Büroeinrichtung. Der Plan: einzelne Abteilungen sollten zusammengeführt und umgezogen werden. Zudem wollten die Beamten das Altmobiliar auf dessen Qualität hin geprüft sehen und auch neues Mobiliar anschaffen.
Die Raumkonzepte für die Zukunft und die Auswahl der Neumöbel stammten vom Büroeinrichter Clever KG, den das BMBF beauftragt hatte. Der Büroexperte wiederum beauftragte WIESEL mit sämtlichen logistischen Leistungen rund um die »Frischzellenkur« des Ministeriums. Dazu gehörten vor allem die Einbringung der Neumöbel für 600 Büros und die Umzüge von rund 400 Büros samt Mobiliar. Auch der Qualitätscheck und die Kommissionierung der alten und neuen Möbel sowie sämtliche Montagen gehörten zum Auftrag.
Beim Austausch des Mobiliars für 600 Arbeitsplätze kommt ein enormes Kubikmeter-Volumen zusammen. Im Falle des BMBF waren es rund 2.400 Kubikmeter. Gemeinsam mit Partner NIESEN aus der NIESEN-Firmengruppe konnte aber auch dieses komplexe Projekt routiniert »gestemmt« werden.
Ein zentraler Baustein des Möbeltransports war die gut strukturierte Erfassung des alten Mobiliars und die sortierte Zuordnung der Neumöbel-Lieferungen. Welche Möbel bleiben im Dienst? Sind die Lieferungen unbeschädigt? Und welche Lieferchargen gehören in welche Abteilung? Diese Fragen galt es vor dem eigentlichen Transport zu beantworten.
Eine Kennzeichnung verriet, ob die alten Möbelstücke den Umzug im Gebäude mitmachen oder stattdessen in die Entsorgung gehen sollten. Ebenfalls war unser Umzugsunternehmen beauftragt, sämtliches Neumobiliar bei Ankunft vor Ort auf dessen Qualität hin kontrollieren.
Bei Ankunft der Möbel – ob alt oder neu – fand auch deren Kommissionierung statt: Entsprechend der Einrichtungspläne verteilte WIESEL das Mobiliar auf die einzelnen Räume. Nach dem Projekt fand jeder Mitarbeiter ein entsprechend eingerichtetes Büro vor. Dass die Montage der Möbel ebenfalls durch den Bonner Logistiker erfolgte, versteht sich nahezu von selbst.
Defektes Altmobiliar hingegen wurde nach dem Umzug entsorgt. Möbel, die sich noch in gebrauchsfähigen Zustand befanden, aber aussortiert wurden, gingen teils an die Mitarbeiter des BMBF und teils an soziale Einrichtungen.
Da die Möblierung der Arbeitsplätze bereits im ersten Schritt erfolgt war, waren es in erster Linie noch Mitarbeiterakten und EDV-Geräte, die im Haus umzogen. Im Zuge der Umstrukturierung waren 400 Arbeitsplätze betroffen. Das kam dem Umzug eines größeren Unternehmens gleich, wobei sämtliche Umzüge beim BMBF innerhalb eines Gebäudes stattfanden. Eine Zusatzherausforderung, da sich quasi keine Freiflächen zur Zwischenlagerung boten: Das Haus war »voll«.
Um die Umzugsplanung in allen Schritten einhalten zu können, setzte WIESEL deshalb auf eine Zwischenlagerung in den eigenen Lagerhallen. So waren die Flächen im Gebäude frei für die Möbelmontagen. Die Bestückung der umgezogenen Büros konnte gezielter erfolgen. Durchschnittlich kam pro Arbeitsplatz ein Kubikmeter an Umzugsgut zusammen.
Das Rückgrat eines jeden Büros ist die EDV. Die Demontage der DV-Hardware und der Transport zum neuen Bestimmungsort liefen ebenfalls über den Umweg der Zwischenlagerung.
Um die Modernisierung rund zu machen, ließ das BMBF Verschleißteile der Hardware gleich ersetzen – und auch für diese Umsetzung zeichnete sich WIESEL verantwortlich. Nach der Wiedereinbringung der Technik war die Arbeitsfähigkeit der neuen Büroplätze schnell wiederhergestellt. Die Mitarbeiter des BMBF konnten mit der Einrichtung des neuen Arbeitsplatzes beginnen. Für WIESEL galt es derweil noch, die letzten Schutzfolien und Kantenschoner in den Fluren zu beseitigen.
Natürlich lässt sich ein Ministerium nicht »eben mal schließen«, um einen Umzug durchzuführen. Ein professionelles Umzugsmanagement war im Vorfeld gefragt. Es galt, ein ausgeklügeltes Logistikkonzept auszuarbeiten, das die Arbeitsfähigkeit des Ministeriums während aller Projektphasen erhalten würde. Das gelang.
Das Umzugskonzept sah sechs Arbeitsphasen vor. Damit die Arbeit im Ministerium weitergehen konnte, wurden die Maßnahmen dann jeweils aufs Wochenende terminiert.
WIESEL-Projektleiter Ruben Nietgen zeigte sich mit dem Ablauf hochzufrieden. »Alles verlief wie vom Umzugsmanagement geplant. Die BMBF-Mitarbeiter fanden nach den Wochenenden ihre neuen Arbeitsplätze arbeitsfähig vor. Ausfallzeiten konnten komplett vermieden werden«.
Das Bundesministerium für Bildung und Forschung ist für die Gesetzgebung in den Bereichen der außerschulischen beruflichen Bildung und Weiterbildung sowie der Ausbildungsförderung verantwortlich. Weiterhin fördert das BMBF durch finanzielle Mittel Forschung in allen Bereichen der Wissenschaft. Darüberhinaus finanziert das BMBF das BAföG. Der Hauptsitz des Bundesministeriums befindet sich in den sogenannten Kreuzbauten in Bonn, ein zweiter Dienstsitz liegt in Berlin.
Internet: www.bmbf.de
